Com objetivo de oferecer interface transparente na aprovação de projetos de engenharia junto à prefeitura, o município de Cuiabá (MT) adotou o Colaborativo, uma tecnologia de colaboração em nuvem para realizar a gestão de todos os trâmites internos de aprovação e comunicação dos processos de construção.

Fornecida pelo Construtivo, empresa de TI especializada em soluções para a gestão de projetos de engenharia, a ferramenta informatizou todo o processo de troca de informações entre os autores dos projetos e a prefeitura. Antes, esse processo era iniciado com a impressão das plantas e envio das vias físicas à prefeitura. Hoje, tudo é feito digitalmente.

“O responsável pelo empreendimento acessa o Colaborativo através do site da Prefeitura, e protocola a sua solicitação de aprovação de empreendimento juntamente com o carregamento do projeto e das informações complementares necessárias em formato digital. Para cada tipo de empreendimento há um check list de documentos necessários”, explica o Secretário Municipal de Meio Ambiente e Desenvolvimento Urbano de Cuiabá, Alan Resende Porto.

Com os dados cadastrados, através da tecnologia de workflow, o sistema distribui automaticamente as atividades aos fiscais, analistas e coordenadores até a liberação e assinatura do alvará. Com esta mesma tecnologia, a prefeitura de Cuiabá pode registrar os requisitos não atendidos, guias de pagamento e devolver o processo ao interessado através dos recursos de colaboração existentes no sistema.

Além de ser o canal direto de comunicação entre os envolvidos, a ferramenta permite à prefeitura controlar em tempo real os processos internos, como, por exemplo, quantos documentos foram analisados pelos técnicos, quanto será gerado de ISS (Imposto sobre Serviço) e a previsão das obras, entre outros. “É mais do que uma ferramenta de aprovação digital. Conseguimos ter uma gestão completa, transparente e segura”, completa o secretário.

Hoje, Cuiabá conta com dez analistas que realizam o processo de aprovação digital. “Como o sistema é on-line, conseguimos ter total visibilidade no tempo de aprovação dos projetos de cada analista, o que traz uma maior eficiência na fiscalização das atividades e, consequentemente, um menor tempo de análise. Considerando que 12% do custo total de um projeto reside na burocracia do processo de aprovação, podemos considerar que hoje é possível reduzir ou eliminar este percentual”, explica Porto.

Para garantir a continuidade do uso do sistema, independente da troca de gestão, os servidores da secretaria receberam treinamentos nesta nova tecnologia e hoje nenhum projeto pode ser realizado de forma manual. “Logo após os treinamentos, entramos na fase de maturação e hoje conseguimos consolidar o uso da solução. A aceitação vai além dos servidores. Muitas prefeituras vêm nos procurar como referência no processo de aprovação digital para replicar o modelo em suas cidades”, comemora Porto.

Fonte: Redação OE