Um dos grandes problemas dentro da construção de um cronograma é o nivelamento de recursos no fechamento final, esse nivelamento é peça chave para se definir o histograma de contratação.
As ferramentas atuais dentro do Ms Project não apresentam facilidade de uso e resultados satisfatórios. Nivelamento de recursos é descrito por Verri (Verri, Sucesso em Paradas de Manutenção, 2ª edição 2015, P. 55) “Podemos diminuir o custo total de um projeto, mantendo a sua duração total, através da relocação, dentro da folga total, das atividades não críticas, visando ao aproveitamento da mão de obra ou de outros recursos.” Na parada de manutenção ocorrida entre 17/10 até 24/11 em uma grande mineradora de São Luiz do Maranhão, existia o cronograma desenvolvido e com recursos atribuídos de forma tradicional.
A Timenow é uma empresa consolidada no ramo de gerenciamento de projetos e paradas industriais. A cultura de investimento em inovação e tecnologia visa a otimizar soluções para as necessidades dos clientes e atendimento às demandas do mercado. No case de uma grande mineradora, foram identificados pontos de melhoria no nivelamento dos recursos com a aplicação de IA de paradas para as atividades secundárias, descriminando isso de melhor forma.
É que dentro de um cronograma o seu caminho crítico é extremamente detalhado, passando por várias etapas de avaliação de prazos, sequencias e interfaces, porém todas as outras tarefas que serão realizadas durante o mesmo período podem ser manipuladas e avaliadas sem impacto no resultado final de prazo, porém com impacto grande no fechamento dos recursos; Para a preparação das analises da IA, o cronograma tem as atividades identificadas em uma coluna de Texto com a informação de que será avaliada ou não pela IA.
Nesta coluna os itens do caminho crítico não devem ser alterados, porém todos os outros podem ser avaliados. Após está definição, o cronograma em Ms Project é “carregado” na IA de paradas que faz diversas avaliações de possibilidades, organizando as tarefas com base nos recursos e calendários e apresentando a melhor possibilidade de organização das tarefas.
RESOLUÇÃO
A partir do carregamento do cronograma, a IA de paradas começa a realizar a análise de uma nova estruturação:
• A primeira etapa é realizar a segregação das atividades a serem avaliadas em blocos específicos, desmembrando as atividades identificadas do cronograma;
• Com as atividades em blocos individuais, a IA faz várias avaliações de possibilidades com base nos recursos e calendários.
• Após as milhares de avaliações, a IA apresenta a melhor possibilidade de nivelamento de recursos, otimizando os períodos e gerando um histograma muito mais objetivo, mantendo todas as tarefas do caminho crítico inalteradas (devido a complexidade de estudo original envolvido nesta construção) e devolvendo o arquivo em Ms Project para acompanhamento do evento;
• Juntamente com esse processo é emitido um relatório comparativo demonstrando os ganhos e benefícios encontrados e possibilitando uma avaliação do novo caminho apresentado.
• O relatório apresenta de forma inicial uma avaliação das boas práticas de planejamento quanto à construção do cronograma, apresentando pontos de inconsistências a serem corrigidos no material base:
◊ Linha de base salva;
◊ Tarefas com predecessoras;
◊ Tarefas com sucessoras;
◊ Tarefas com recursos;
◊ Tarefas com Calendário atribuído;
◊ Tarefas com Empresas atribuída (Opcional dependendo do evento);
◊ Tarefas com Responsável atribuído (Opcional dependendo do evento);
◊ Tarefas com Apontador atribuído (Opcional dependendo do evento);
◊ Tarefas com Ordem de Serviço ou nota atribuída (Opcional dependendo do evento);
• Dentro do relatório temos 5 avaliações comparativas realizadas entre o cronograma original e o cronograma otimizado:
◊ Paralelismo de atividades: Já possibilitou identificar picos em dias que facilitaram a análise e redistribuição, inclusive dentro do caminho crítico;
◊ Histograma: A avaliação do histograma requer conhecimento para transformação do recurso do nivelamento para histograma, uma vez que o processo de mobilização e desmobilização tem de ser respeitado, não podendo ter oscilações no efetivo diferentes de contratação crescente até o pico e decrescente após ele;
◊ Trabalho Atribuído a tarefa: Essa etapa é importante para avaliar que apesar do processo da IA, todo o trabalho atribuído (Recurso x duração) é mantido, tendo a economia gerada pela reformulação do sequenciamento e não pela redução de prazos e recursos;
◊ Atividade x Efetivo x dia: Ponto de avaliação para determinar o nível de sobreposição de atividades e pontos de impacto na produtividade, quanto mais pessoas no evento menor é a produtividade;
◊ Curva de avanço: Outro ponto de acompanhamento fundamental que a IA demonstra que não tem impacto dentro do planejamento inicial, que teve a possibilidade de redução do histograma e custos mas mantendo o trabalho e avanço previsto para cumprimento do planejamento necessário;
• No relatório gerado dentro do contrato de uma grande mineradora, observamos uma grande redução do histograma necessário, diminuindo o pico de contratação de 101 pessoas para 45, reduzindo o total de Hh em cerca de 12.000 horas (aproximadamente 1 milhão de reais de economia).
• Dentro do mesmo relatório foi possível avaliar que a distribuição de horas e a curva de avanço físico foram mantidas, mesmo com a grande redução do histograma, provando que o planejamento foi melhor distribuído dentro do mesmo período.
• Destaca-se a grande redução do histograma, resultando em cenário de contratação de um efetivo menor, diminuindo o nível de mão de obra exposta ao risco e trazendo a conclusão do projeto no mesmo período programado.
• A Ferramenta está sempre em processo de evolução contínua, agregando valores de conhecimento e ampliando o leque de possibilidades. Atualmente já estamos em fase de testes para geração de cronograma rev.0 com base somente nas programações das ordens e reconstrução total de cronogramas com base em informações de priorizações (inclusive caminho crítico).
Envolvidos pela Timenow no projeto: Juliano Aparecido Lúcio – Especialista técnico de projetos (PMO) e Leandro Wassen Stein – Time-Lab Responsável Inovação: Octávio Magalhães – Head de Inovação 32 Março / Abril 2023 4º
